Dans l'exercice d'une activité libérale, la gestion des frais professionnels est un enjeu majeur.
Parmi ces dépenses, les frais communs occupent une place particulière, car ils concernent plusieurs professionnels exerçant en commun.
Qui est concerné ? Quelles sont les dépenses impliquées ? Comment les gérer en comptabilité et fiscalité ? Cet article vous apporte un éclairage détaillé sur la question.
Les frais communs concernent principalement les professionnels libéraux exerçant au sein d'une structure partagée.
Il peut s'agir de cabinets médicaux, d'avocats, d'experts-comptables ou encore d'architectes travaillant ensemble.
Ces professionnels peuvent être regroupés sous différentes formes juridiques : société civile de moyens (SCM), groupement d'intérêt économique (GIE) ou encore des associations de fait.
Les frais communs regroupent toutes les dépenses nécessaires au bon fonctionnement du cabinet ou du bureau partagé.
Il s'agit notamment de :
- loyer et charges locatives ;
- équipements (mobilier, matériel informatique, logiciels) ;
- abonnements (internet, téléphonie, énergie) ;
- frais administratifs (secrétariat, fournitures de bureau) ;
- assurances professionnelles ;
- entretien des locaux et des équipements.
La répartition des frais communs dépend du type de structure adoptée par les professionnels libéraux.
Voici les principales modalités :
Il est essentiel de formaliser ces accords dans un contrat pour éviter les litiges.
La comptabilisation des frais communs varie selon la structure juridique adoptée :
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SCM et GIE |
Association de fait |
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Ces entités ne génèrent pas de bénéfices, elles ne facturent que les frais réels à leurs membres. Les charges sont enregistrées dans les comptes de la structure et refacturées aux associés. |
Chaque professionnel enregistre directement sa part des frais dans ses comptes. |
L’objectif est d'assurer une transparence totale et d’éviter toute confusion avec des honoraires ou revenus imposables.
D’un point de vue fiscal, la gestion des frais communs est encadrée par des règles strictes :
→ non-déductibilité des frais refacturés :
une SCM ne réalise pas de bénéfice et ne peut donc pas déduire fiscalement les frais qu'elle refacture à ses membres.
→ déductibilité pour les membres :
chaque professionnel libéral peut déduire sa part des frais communs de son résultat imposable, sous réserve qu’ils soient justifiés et directement liés à son activité.
→ TVA et frais communs :
si l'activité des membres est soumise à la TVA, la structure peut être amenée à collecter et reverser la TVA sur certaines dépenses refacturées.
La Société Civile de Moyens (SCM) est une forme juridique particulière qui permet à plusieurs professionnels d'exercer leur activité en mutualisant certains moyens matériels et humains, sans pour autant partager leurs recettes.
Une SCM est une structure juridique qui permet à des professionnels libéraux d'unir leurs ressources pour réduire leurs coûts et optimiser la gestion de leur activité. Elle n'a pas de vocation lucrative et n'exerce pas d'activité commerciale.
Chaque membre de la SCM conserve son indépendance professionnelle et gère individuellement ses propres revenus et dépenses.
- absence d'activité commerciale.
- partage des frais de fonctionnement (loyer, matériel, personnel, etc.).
- chaque membre reste fiscalement indépendant.
- une gestion collégiale avec une répartition des dépenses selon les modalités définies dans les statuts.
La SCM est particulièrement adaptée aux professions libérales, notamment :
- les médecins, dentistes, infirmiers, kinésithérapeutes, etc.
- les avocats, notaires, experts-comptables.
- les architectes et autres professions réglementées.
Elle permet à ces professionnels de partager les charges sans mélanger leurs revenus, tout en bénéficiant d'une meilleure organisation logistique et financière.
D'un point de vue comptable, la SCM doit tenir une comptabilité propre, retraçant ses dépenses et les contributions de chacun de ses membres. Voici les points essentiels :
En fin d'exercice, l'indépendant doit prendre en compte ses charges refacturées par la SCM dans sa déclaration fiscale :
La SCM, étant non lucrative, n'est pas soumise à l'impôt sur les sociétés (sauf si elle exerce une activité commerciale accidentelle).
La SCM est une structure intéressante pour les professionnels libéraux souhaitant mutualiser leurs moyens sans affecter leur indépendance.
Sa gestion comptable repose sur un suivi rigoureux des charges et des refacturations, afin d'assurer une transparence dans la répartition des coûts.
Pour une intégration optimale, il est souvent recommandé de consulter un expert-comptable pour garantir la conformité des enregistrements et des déclarations fiscales.
Pour optimiser la gestion des frais communs ou de votre SCM, il est recommandé d’être vigilant sur les points suivants :
→ établir une convention claire précisant la répartition des frais et les modalités de paiement
→ tenir une comptabilité rigoureuse et transparente
→ vérifier régulièrement la cohérence des charges et leur impact fiscal
→ faire appel à un professionnel (comme un expert-comptable) pour éviter les erreurs de gestion
En résumé, les frais communs sont une solution pratique pour les professionnels libéraux exerçant en groupe.
Une bonne structuration et une gestion rigoureuse permettent d’optimiser ces charges tout en respectant les obligations comptables et fiscales.