Une SCM permet de partager les dépenses communes entre associés, avec une répartition qui peut être basée sur l'utilisation, ou le chiffre d'affaires de chacun. Cependant, cette structure nécessite une gestion comptable rigoureuse pour éviter les erreurs coûteuses, notamment dans la déclaration des résultats (formulaire n°2036) et la gestion de la TVA.
Dans cet article, vous découvrirez les points essentiels pour éviter les pièges courants de la comptabilité en SCM et assurer une gestion transparente de vos charges communes.
Mettre en place une comptabilité en SCM claire dès le départ
Bien que la comptabilité de la scm bénéficie d'un cadre allégé, mettre en place une structure comptable claire dès la création de votre société vous évitera bien des difficultés futures.
Contrairement aux idées reçues, une SCM n'a pas d'obligations comptables particulières et n'est pas tenue de produire des comptes annuels. Cependant, il est nécessaire de tenir une comptabilité permettant de déterminer le résultat et de calculer la part revenant à chaque associé.
Le choix de la comptabilité pour votre SCM
Tout d'abord, vous devez choisir entre deux types de comptabilité pour votre SCM.
La comptabilité de trésorerie est généralement privilégiée pour sa simplicité. Elle consiste à enregistrer les flux financiers au fur et à mesure des encaissements et décaissements. En revanche, la comptabilité d'engagement enregistre toutes les opérations, y compris les dettes et créances non finalisées, offrant une vision plus complète mais plus complexe.
Livre journal et SCM
Pour un fonctionnement optimal de votre SCM, l'élément central est le livre-journal. Ce document doit retracer chronologiquement tous vos mouvements financiers avec précision. Chaque opération doit contenir la date, le numéro de pièce comptable, les comptes concernés, un libellé descriptif, le débit, le crédit et le solde. Ainsi, vous pourrez suivre efficacement les dépôts des associés et les dépenses communes.
Application comptable et SCM
Par ailleurs, il est judicieux d'utiliser une application comptable dédiée pour générer vos états financiers. Cette pratique facilite la répartition des charges entre associés.
En outre, la comptabilité d'une SCM doit permettre de constater que les recettes correspondent exactement aux dépenses, le résultat devant théoriquement être nul. Les associés versent des avances pour que la trésorerie soit suffisante pour honorer les factures communes.
N'oubliez pas que tous les documents comptables, dont le livre-journal, doivent être conservés pendant 10 ans après leur édition. Cette rigueur garantira la transparence financière de votre structure.
Respecter les obligations fiscales spécifiques à la SCM
En matière fiscale, la comptabilité de la scm présente des particularités que vous devez maîtriser pour éviter les sanctions.
Votre structure relève du régime fiscal des sociétés de personnes, ce qui signifie que les résultats sont déterminés par la société, mais l'imposition pèse sur les associés proportionnellement à leurs droits sociaux dans la société.
Chaque année, vous devez produire une déclaration annuelle de résultat via le formulaire n°2036-SD. Cette déclaration est obligatoire même si votre SCM n'a pas réalisé de bénéfices imposables.
Elle doit détailler précisément :
→ Le montant des recettes,
→ Le montant des dépenses (achats, frais de personnel, frais de locaux, etc.),
→ L'identité des associés et leur part dans les bénéfices,
→ Le tableau des amortissements pratiqués.
Attention aux échéances ! La déclaration doit être transmise par voie électronique au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. Toutefois, l'administration fiscale accorde un délai supplémentaire de 15 jours calendaires pour réaliser cette téléprocédure.
SCM et TVA
Concernant la TVA, le fonctionnement en SCM présente une particularité notable. Bien que les prestations sont normalement soumises à la TVA au taux de 20%, votre société peut bénéficier d'une exonération sous trois conditions cumulatives :
+ Les services sont rendus exclusivement aux associés,
+ Tous les associés exercent une activité exonérée de TVA,
+ Les sommes facturées correspondent exactement aux dépenses communes.
SCM et CFE
Par ailleurs, votre SCM est redevable de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE). La base d'imposition comprend la valeur locative des locaux à usage non privatif (secrétariat, salle d'attente commune). Parallèlement, chaque associé reste imposable à la CFE sur la valeur locative des locaux dont il a la jouissance exclusive.
En tant qu'associé, vous pouvez déduire de votre bénéfice professionnel les sommes versées à la SCM, au titre des dépenses engagées pour l'exercice de votre profession. Cependant, pour éviter tout redressement, veillez à ce que la répartition des charges soit clairement identifiée et justifiée selon les critères définis dans vos statuts.
Organiser la répartition des charges SCM sans erreur
La clé de répartition des charges constitue l'élément central du fonctionnement de la SCM. Cette organisation détermine comment les dépenses communes seront divisées entre les différents associés, un aspect souvent source de tensions lorsqu'il est mal géré.
Pour une comptabilité efficace en SCM, vous devez d'abord définir précisément la méthode de répartition des charges. Cette répartition peut s'effectuer selon plusieurs critères :
→ Division équitable entre tous les associés,
→ Répartition au prorata de la surface occupée par chaque associé,
→ Répartition selon le chiffre d'affaires généré par chaque membre.
En pratique, votre SCM fonctionne comme un compte joint : chaque associé verse une contribution régulière et la société utilise cette trésorerie pour honorer les dépenses communes. Les statuts doivent préciser la périodicité et le montant des appels de fonds pour éviter tout malentendu.
Cependant, attention à ne pas figer ces modalités dans les statuts.
Cette erreur courante entraîne des complications administratives coûteuses en cas de modification. En effet, tout changement nécessiterait alors une assemblée générale extraordinaire, une refonte des statuts et de nouvelles publications légales. Privilégiez plutôt un règlement intérieur, plus souple à modifier.
Par ailleurs, la répartition selon le capital social présente un risque fiscal important. La détention du capital n'a généralement aucun rapport avec le volume de dépenses générées par chaque associé. Notez également que vous pouvez appliquer des clés de répartition différentes selon la nature des dépenses. Pour justifier cette répartition, la comptabilité de votre SCM doit impérativement s'appuyer sur des pièces justificatives probantes. Le défaut de conservation de ces documents peut entraîner l'exclusion des charges de la déductibilité fiscale, voire le rejet complet de votre comptabilité.
Enfin, n'oubliez pas que les sommes réclamées aux associés doivent correspondre exactement à leur part dans les dépenses communes. Cette transparence est essentielle pour le bon fonctionnement de votre structure et pour éviter les redressements fiscaux.
En établissant des critères significatifs déterminés à l'avance, vous faciliterez la vie quotidienne de votre SCM tout en sécurisant sa gestion financière.
La gestion comptable d'une SCM nécessite une attention particulière aux détails, notamment en ce qui concerne la répartition des charges et les obligations fiscales. Certes, cette structure présente des avantages fiscaux significatifs, mais elle exige également une rigueur administrative constante.
Pour réussir votre comptabilité en SCM, gardez à l'esprit ces points essentiels : établissez une structure comptable claire dès le départ, respectez scrupuleusement les échéances fiscales, et assurez-vous que la répartition des charges soit parfaitement documentée. Ces éléments constituent la base d'une gestion financière saine et transparente.
La comptabilité d'une SCM s'inscrit parfaitement dans la logique de gestion des professions libérales. Ainsi, les méthodes présentées dans cet article complètent naturellement les principes fondamentaux de la tenue comptable pour les professionnels libéraux.
Avant tout, rappelez-vous que la clé du succès réside dans l'organisation et la précision. Une comptabilité bien tenue vous permettra non seulement d'éviter les erreurs coûteuses, mais également d'optimiser la gestion de votre structure tout en maintenant des relations harmonieuses entre associés.
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