Comment gérer ses frais professionnels en BNC ?

En tant qu'entrepreneur, vous cherchez probablement des moyens de maximiser votre revenu tout en minimisant votre imposition.

L’entrepreneur au régime micro-BNC ne peut pas déduire de frais professionnels (mais bénéficie d’un abattement forfaitaire), on s’adresse donc ici à l’entrepreneur BNC qui est au régime Réel.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une panoplie de frais divers que vous pouvez déduire pour réduire votre revenu imposable. Outre les frais bien connus comme les achats, le loyer, les frais kilométriques (on vous en dit plus ici sur ces derniers), d’autres charges peuvent vous permettre de réduire votre imposition.

Dans cet article, on passe en revue certains de ces frais, à ne pas négliger, comme les cadeaux à la clientèle, les frais de réception, et bien d'autres. Gardez le en mémoire, ces astuces pourraient bien faire une différence sur votre déclaration fiscale !

Attention, si vous êtes médecin de secteur I, toutes ces déductions ne sont pas possibles. Consultez la page qui vous est dédiée.  Si vous avez également une activité de loueur en meublé, rdv ici. 

Les cadeaux à la clientèle : une attention stratégique

Offrir des cadeaux à vos clients peut être un excellent moyen de renforcer vos relations commerciales. Mais savez-vous que ces cadeaux peuvent aussi être déductibles fiscalement ? Les cadeaux professionnels sont admis en déduction, à condition qu'ils soient directement liés à votre activité et qu'ils ne soient pas excessifs.  Par exemple, un coffret cadeau ou un panier gourmand offert à un client fidèle en fin d'année peut être pris en compte.

Cependant, attention, l’administration fiscale impose un plafond aux entreprises soumises à TVA : renseignez-vous sur les limites applicables à votre cas.

Conservez toujours les factures et veillez à préciser le nom du bénéficiaire du cadeau sur vos documents comptables pour éviter tout malentendu.

Les abonnements et outils professionnels

Votre  activité vous demande peut-être d'utiliser des logiciels, des abonnements ou des outils spécifiques. Bonne nouvelle : ces frais sont aussi déductibles !

Cela peut inclure :
⋅  les abonnements à des plateformes professionnelles (LinkedIn Premium, Doctolib, outils de gestion comme Trello ou Notion) ;
⋅  les frais d’achat ou de mise à jour de logiciels ;
⋅  les fournitures de bureau.

Gardez une trace des factures pour chaque abonnement ou achat, c’est obligatoire pour pouvoir les déduire.

Les frais de réception et d’événements professionnels

Les repas et réceptions organisés dans un cadre professionnel sont également des frais déductibles. Qu'il s'agisse de congrès, d'évènements pour célébrer une signature de contrat, d'organiser une soirée de networking ou réunir des partenaires, ces dépenses peuvent être intégrées dans votre comptabilité. Cela dit, pour que ces frais soient admis en déduction, ils doivent avoir une justification professionnelle claire. Un déjeuner d'affaires avec un client potentiel, c’est ok; mais un repas facturé pour deux adultes et deux enfants risque d’être recalé en cas de contrôle fiscal… 📌 Bon à savoir : notez les noms et fonctions des participants au repas d'affaires sur les justificatifs. Cela simplifie les éventuelles vérifications.

Les frais de communication

Si vous investissez dans la publicité ou la communication, ces dépenses sont également déductibles.

Cela inclut : 
⋅   les campagnes sur les réseaux sociaux (Facebook Ads, Google Ads) ;
⋅   la conception de votre site web ;
⋅   la création de supports marketing (flyers, affiches).

Les frais de déplacements de l’auto-entrepreneur

Les frais de transport

Les frais de transport liés à votre activité professionnelle, comme les déplacements chez des patients / clients ou pour des événements professionnels, peuvent également être déduits.  Cela inclut : ⋅   les billets de train ou d’avion ; ⋅   les frais de carburant pour la voiture professionnelle (voir § suivant); ⋅   les frais de stationnement et de péage

Les frais kilométriques

Si pour l’auto-entrepreneur, ces frais sont compris dans les abattements forfaitaires, ceux-ci peuvent être déduits pour les entrepreneurs soumis à un régime réel d’imposition.

Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, il est possible de déduire les frais kilométriques.

Attention cependant : vous devez utiliser le barème officiel (généralement disponible sur le site des impôts quelques semaines avant le dépôt des déclarations fiscales) et tenir un carnet de route précis.

Le véhicule utilisé peut être enregistré dans le patrimoine de l’entreprise mais il n’est pas possible de déduire l’Indemnité Kilométrique et les amortissements.

📌 À noter : le professionnel doit être propriétaire de son véhicule pour pratiquer l’IK !
Zoom sur le sujet ici.

Les frais bancaires et d’assurance

Les frais de gestion de votre compte bancaire professionnel, les commissions sur transactions et même certaines assurances liées à votre activité peuvent être déduits.

Cela comprend :
⋅   l’assurance de votre local professionnel ;
⋅   l’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) ;
⋅   les frais de tenue de compte bancaire.

Les frais de formation

S’investir dans des formations pour développer vos compétences, ou celles de vos collaborateurs, est une dépense utile et déductible.  Que vous suiviez un séminaire sur les spécificités médicales, de techniques de vente ou une formation en ligne sur le marketing digital, ces frais peuvent être intégrés à vos charges. Ces formations doivent bien être en lien avec votre secteur d’activité.  ℹ️ Bon à savoir : Si vous participez à des formations à l’étranger, les frais de voyage associés peuvent aussi être déductibles, à condition que l’objectif soit clairement professionnel.

Les chèques vacances

L’entrepreneur peut s’octroyer des chèques vacances, jusqu’à un smic mensuel.

Le traitement fiscal et social de ceux-ci peut s’avérer compliqué pour des novices : heureusement Jungloo automatise leur traitement. 

Les frais annexes

Enfin, il existe d'autres frais, parfois moins évidents, mais qui peuvent aussi être pris en compte, comme :
⋅   les frais de téléphonie et d’internet ;
⋅   les cotisations à des organisations professionnelles ;
⋅   les frais de déplacement à l’étranger pour des missions professionnelle ; 
⋅   les frais de débours (concernent surtout les avocats, le sujet est abordé dans une page dédiée à cette profession) ;
⋅   les frais de blanchissage, utilisés majoritairement chez les professionnels médicaux et paramédicaux (consultez également notre article Tout savoir sur les frais de blanchissage).

Jungloo : l’automatisation comptable pour optimiser vos dépenses en activités BNC

Pour profiter pleinement de ces déductions, une bonne organisation est essentielle. Conservez tous vos justificatifs et tenez une comptabilité rigoureuse.  Jungloo est votre allié pour mener à bien cette obligation.  Grâce à la synchronisation bancaire, l’application importe toutes vos opérations. Puis il catégorise automatiquement celles-ci, et les classe dans les bons postes de dépenses.  Un simple clic suffit à importer le justificatif à l’opération concernée (photo ou PDF).

Pour conclure en déduisant ces frais, vous pourrez réduire efficacement votre revenu imposable et optimiser vos finances. Alors, préparez-vous à explorer toutes ces opportunités et à les intégrer dans votre stratégie fiscale. Vous verrez, chaque détail compte !