Vous gérez vos comptes et, parfois, les frais professionnels vous donnent du fil à retordre ?
Entre ce qui peut être remboursé, ce qui est déductible, et les erreurs de facturation, il est facile de s’emmêler les pinceaux.
On va décortiquer tout ça ensemble pour que vous évitiez les erreurs qui pourraient vous coûter cher.
Comprendre ce que sont les frais professionnels
Est considérée comme frais professionnel, une dépense que vous engagez pour les besoins de votre activité professionnelle.
Cela peut être le déplacement pour aller voir un client, l’achat de matériel spécifique, ou encore une formation qui vous permet d’améliorer vos compétences.
En résumé, si vous faites cette dépense uniquement parce que vous travaillez, il s'agit de frais professionnels.
Mais attention : tout n’est pas admissible !
Le café que vous buvez en travaillant, même s’il vous permet de rester concentré, est difficilement acceptable comme frais professionnel.
Et si j'ai payé mes frais professionnels avec mon compte personnel ?
C’est une erreur courante. Vous faites des courses et, hop, vous ajoutez une ramette de papier ou un stylo pour votre activité. Mais si sur cette facture, il y a aussi des achats personnels… attention ! Cela peut être perçu comme un mélange des genres.
Un bon réflexe : séparez rigoureusement vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles. Si vous achetez du matériel ou des fournitures pour votre travail, faites-le dans une transaction distincte.
Et si vous utilisez un équipement à la fois pour votre activité et pour vous, comme votre téléphone portable, assurez-vous de préciser la part professionnelle dans vos comptes.
Un compte professionnel, pour ne plus payer avec votre compte personnel !
Si vous gérez une entreprise ou que vous êtes travailleur indépendant, ouvrir un compte bancaire professionnel (ou à minima un compte classique mais distinct de votre compte personnel) est une étape cruciale. Pourquoi ?
→ Clarté dans vos finances : Un compte professionnel vous permet de distinguer clairement vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles. Fini les allers-retours fastidieux pour comprendre vos comptes.
→ Facilite les démarches comptables et fiscales : Avec un compte dédié à votre activité, toutes vos transactions liées à votre travail sont regroupées au même endroit. Cela simplifie la gestion de votre comptabilité et les déclarations fiscales.
→ Crédibilité professionnelle : Payer vos fournisseurs ou recevoir des paiements via un compte professionnel renforce votre crédibilité. Cela montre que vous gérez votre activité de manière sérieuse et organisée.
→ Conformité légale : Dans certains cas, la loi impose d’avoir un compte professionnel.
📌Astuce : Toujours utiliser votre compte dédié pour régler vos achats professionnels. Non seulement cela rend vos finances plus lisibles, mais évite aussi les doutes lors d’un contrôle fiscal.
Que faire si vous n'avez pas de facture ?
Vous avez fait une dépense professionnelle, mais pas de facture à l’horizon ? C’est embêtant, mais pas irrémédiable. Voici quelques astuces qui pourraient vous permettre de rattraper cette absence.
→ Notez tout : Si vous avez payé en espèces ou si le commerçant n’a pas émis de facture, notez les détails de la dépense (montant, date, raison de l’achat). Et demandez un duplicata au fournisseur !
→ Justificatif alternatif : En cas de paiement par carte, votre relevé bancaire peut éventuellement servir de preuve supplémentaire.
→ Déclaration sur l’honneur : En dernier recours, vous pouvez rédiger une déclaration où vous expliquez l’origine et la nécessité de la dépense. Attention, ça ne passe pas toujours auprès des services fiscaux.
L’idéal, bien sûr, reste d’obtenir une facture en bonne et due forme à chaque fois.
Les erreurs de facturation : comment les gérer ?
Parfois, vous obtenez une facture, mais elle n’est pas bien éditée.
Erreurs dans le montant, informations manquantes (comme votre nom ou le nom de votre entreprise), ou même une faute dans la description du produit… Voici comment réagir.
Vérifiez tout : Avant de quitter le point de vente ou de valider une facture en ligne, prenez le temps de la lire.
Contactez le fournisseur : Si une erreur s’est glissée, demandez une facture corrigée. La plupart des professionnels comprennent l’importance d’être en règle.
Archivez les échanges : Si vous avez demandé une correction par mail ou message, gardez une trace de ces communications.
Pourquoi est-ce si important de ne pas effectuer d'achats personnels sur le compte entreprise ?
En cas de contrôle fiscal, ce sont vos justificatifs qui vont parler pour vous.
Si vos frais pros sont mal documentés ou si des erreurs évidentes apparaissent, cela peut vite se retourner contre vous. L’administration fiscale peut requalifier certaines dépenses comme personnelles et vous imposer des redressements.
De plus, bien gérer vos frais pros vous permettra de mieux comprendre où va votre argent et d’optimiser votre activité. Une gestion saine, c’est aussi un atout si vous cherchez à convaincre des investisseurs ou à demander un prêt professionnel.
Les outils pour vous aider
Heureusement, il existe plein d’outils pour vous simplifier la vie.
Applications de gestion des dépenses : Elles vous permettent de scanner vos factures, de suivre vos dépenses en temps réel et de générer des rapports clairs.
Logiciels comptables : Ils intègrent souvent des fonctionnalités pour gérer vos frais pros et éviter les erreurs.
→ C’est le cas de Jungloo, qui est simple à utiliser.
Vous pourrez opter pour catégoriser vos dépenses en frais personnels ou professionnels.
Un bon comptable : Parfois, vous n’êtes pas à l’aise avec la gestion de votre activité, et dans ce cas, rien ne vaut l’avis d’un expert pour s’assurer que tout est en ordre.
En clair, les frais professionnels demandent un peu de discipline, mais c’est à votre portée.
En séparant bien vos dépenses, en conservant des justificatifs corrects, et en corrigeant rapidement les erreurs, vous pourrez travailler l’esprit tranquille.
Alors, prêts à mettre de l’ordre dans vos comptes ?
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