En tant que professionnel libéral, que vous soyez médecin, avocat, architecte, consultant ou encore kinésithérapeute, la gestion documentaire est un point incontournable.
Une question revient souvent : combien de temps faut-il conserver sa comptabilité ? Entre les obligations fiscales, sociales et civiles, il n’est pas toujours simple d’y voir clair.
Dans cet article, faisons le point sur les durées légales de conservation des documents comptables, avec des conseils pratiques pour éviter toute mauvaise surprise.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
Avant de parler durée, il est essentiel de comprendre pourquoi il est important de conserver les documents comptables.
Ils servent notamment à :
→ Justifier les déclarations fiscales (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés, TVA, etc.) ;
→ Répondre à un contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale ;
→ Gérer les litiges avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires ;
→ Suivre son activité professionnelle et ses finances.
Ne pas respecter les délais légaux peut exposer à des sanctions, des redressements ou l’impossibilité de prouver sa bonne foi en cas de contrôle. Avoir conservé tous vos documents peut vous permettre de rectifier la situation.
Durées légales de conservation des documents comptables
Les délais varient selon la nature des documents et l’organisme concerné. Voici un récapitulatif des principales obligations pour les professionnels libéraux.
Obligations fiscales : 6 ans
Selon l’article L102 B du Livre des procédures fiscales, tout professionnel doit conserver les documents permettant de reconstituer son activité pendant 6 ans à partir de la dernière opération comptable.
À conserver :
→ factures (émises et reçues),
→ livres comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire),
→ déclarations fiscales (TVA, impôt, etc.),
→ relevés bancaires professionnels.
📌 Exemple : Une facture émise en 2023 devra être conservée jusqu’au 31 décembre 2029.
Obligations sociales : 6 ans également
Si vous employez du personnel, l’URSSAF peut effectuer un contrôle remontant jusqu’à 6 années civiles. Il est donc nécessaire de garder :
→ bulletins de paie,
→ déclarations sociales,
→ registres du personnel,
→ contrats de travail.
Obligations commerciales : 10 ans pour certains documents
Même si les professionnels libéraux ne sont pas commerçants au sens du Code de commerce, certains d’entre eux (notamment en société) peuvent être soumis à des obligations similaires.
Dans ce cas :
→ les pièces justificatives comptables doivent être conservées 10 ans,
→ les comptes annuels (bilan, compte de résultat), pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Obligations civiles : jusqu’à 30 ans dans certains cas
Le Code civil prévoit que certains documents ou éléments de preuve doivent être conservés pendant des durées beaucoup plus longues :
→ contrats signés avec des clients, partenaires ou fournisseurs : 5 à 30 ans, selon les cas,
→ documents liés à des biens immobiliers : jusqu’à 30 ans,
→ dossiers médicaux (pour les professions concernées) : 20 ans à compter du dernier passage du patient.
Support papier ou numérique : que dit la loi ?
Depuis plusieurs années, la dématérialisation des documents comptables est autorisée, à condition de respecter certaines règles :
→ les documents scannés doivent être conformes aux originaux, lisibles, classés et datés,
→ l’archivage électronique doit garantir l’intégrité et la traçabilité des fichiers,
→ certains documents doivent être conservés sous leur format d’origine (ex : PDF signé, facture électronique certifiée, etc.).
📌 Bon à savoir : La numérisation ne réduit pas les délais de conservation. Un document scanné doit être conservé aussi longtemps que son équivalent papier.
Que risque-t-on si on ne conserve pas sa comptabilité ?
En cas de contrôle, l’absence de documents justificatifs peut entraîner :
→ des amendes fiscales,
→ des reconstitutions de chiffre d'affaires par l'administration,
→ des pénalités pour travail dissimulé (si l’URSSAF considère qu’une activité n’a pas été déclarée),
→ une impossibilité de faire valoir ses droits en cas de litige commercial ou professionnel.
La conservation rigoureuse de sa comptabilité est donc une garantie de sérénité et de sécurité juridique.
Conseils pratiques pour bien conserver sa comptabilité
Voici quelques bonnes pratiques pour respecter vos obligations :
→ classez vos documents par année et par type (factures, déclarations, relevés, etc.),
→ utilisez un logiciel comptable certifié si vous avez besoin de facturer,
→ sauvegardez régulièrement vos documents numériques sur un support sécurisé (cloud, disque dur externe),
→ faites appel à un professionnel au besoin pour valider votre organisation,
→ mettez en place un tableau de bord de conservation avec les dates de fin de conservation.
Alors, combien de temps conserver sa comptabilité quand on est professionnel libéral ?
En résumé, comptez au moins 6 ans pour les documents fiscaux et sociaux, 10 ans pour certains éléments comptables, et jusqu’à 30 ans dans des cas particuliers.
Une bonne organisation documentaire est donc indispensable pour éviter les mauvaises surprises, répondre sereinement à un contrôle, et exercer votre activité en toute légalité.
Prenez le temps de mettre en place des outils simples et efficaces pour archiver vos documents. Une bonne comptabilité, c’est aussi une comptabilité bien conservée !
Des organismes peuvent vous accompagner dans ces vérifications, n’hésitez pas à vous rapprocher d’Arcolib.
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